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複数のネットショップを運営すると、受注確認、メール送信、送り状作成のために、管理画面を何度も切り替えることになります。担当者を増やさずに処理をまとめたいとき、候補になるのが受注管理システムです。
Robot-in（ロボットイン）は、ハングリードが提供する複数店舗向けの受注・顧客管理サービスです。この記事は2026年9月3日時点の公式製品情報とマニュアルを基にした導入検討用の解説です。過去の利用経験を最新画面の検証済み情報として扱わず、実際に得られる効果やすべての連携動作を保証するものではありません。
Robot-inは受注処理をまとめるサービス
公式情報では、受注の取込、メールの一括・自動送信、送り状ソフトとのCSV連携、顧客管理、独自の受注ステータスなどが案内されています。複数店舗の注文を集めた後、確認や処理をまとめて進めることが主な役割です。Robot-in公式製品情報。
OMSは受注管理を中心とする仕組みの呼び方です。ただし、同じ一元管理サービスでも、商品情報の作成、在庫数の更新、倉庫内作業など、扱う範囲は異なります。Robotシリーズでは、在庫連携のzaiko Robot、商品登録・更新のitem Robotが別の役割を担います。
導入時は「すべての作業を一つにする」と考える前に、今回まとめたい業務を決めます。在庫更新だけが課題の場合と、受注後の確認やメール対応が課題の場合では、比較する機能が変わります。全体の選択肢は主要OMSの比較と選び方で確認できます。
受注取込は店舗ごとの条件を確認する
Robot-inの公式マニュアルは、モール・カートごとに受注取込方法や設定を案内しています。対応先の名前が載っているだけで、自社のすべての注文形式が同じように取り込めるとは判断しません。公式マニュアル：受注取込方法。
店舗ごとに、認証方法、必要な契約・機能、取込の対象期間、対象状態、取込後の変更反映を確認します。移行日より前の注文と、移行後に入った注文をどちらの仕組みで処理するかも決めます。すでに出荷した注文を、新しい注文として再処理しない区切りが必要です。
注文が見つからないときは、まず元のモールに注文があるかを確認し、次に取込条件や履歴を確認します。取込ボタンを繰り返し押す前に、処理済み・処理途中・エラーを分けて見ると、二重対応を避けやすくなります。
特に注意したいのが受注検索範囲です。公式マニュアルでは、受注番号による重複確認の範囲は設定した検索範囲に限られ、範囲外の注文がモール側の取込条件を満たすと再取込される場合があると説明されています。長期間保留する注文がある会社は、その期間も含めて検索範囲と処理ルールを確認します。
ステータスは担当と完了条件で設計する
公式の受注ステータス機能では、独自のステータス作成と条件による自動振り分けが案内されています。一方、細かく増やしすぎると、どこへ移すか迷い、担当者によって判断が変わります。「何を待っているか」「誰が解除するか」を説明できる状態だけを設けます。
| 業務上の分類例 | 確認すること | 次へ進める条件 |
|---|---|---|
| 内容確認待ち | 備考、選択内容、届け先、希望日 | 必要情報を確認し担当者が記録 |
| 顧客回答待ち | 問い合わせ内容、回答期限、担当 | 回答を受けて処理方針を確定 |
| 入荷・在庫確認待ち | 販売可能数、入荷予定、案内内容 | 引当可能な数量と出荷方針を確定 |
| 出荷準備 | 倉庫・送り状への情報連携 | 委託先または担当者の受付を確認 |
| 出荷後確認 | 追跡情報、発送通知、モール反映 | 必要な反映が完了したことを確認 |
この表は社内設計用の例であり、Robot-inの初期ステータス一覧ではありません。実際に使える項目や自動処理との関係は、最新の仕様で確認します。元モールの注文状態と、社内の作業状態を同じ言葉で混同しないようにしてください。
メールと送り状の二重処理を防ぐ
Robot-inでは、送り状ソフトへ渡すCSVの出力やメール処理が案内されています。ただし、送り状データを作成したこと、倉庫が出荷を受け付けたこと、実際に発送したことは別です。どの時点で顧客へ通知するかを決めておきます。
既存モール、別の受注ツール、倉庫側でも同じメールを送っていないかを確認します。自動送信を追加する前に、送信元、送信条件、テンプレート、差込項目、送信履歴を対応表へまとめます。テストでは、メールが届いたことだけでなく、注文番号、店舗名、商品、日時指定、追跡情報が意図した内容かを確認します。
CSV連携は、ダウンロードできれば完了というものではありません。配送先側の取込結果、エラー行、送り状番号の戻し方までが一組です。連携する送り状ソフトや配送方法に応じた項目を確認し、古い加工済みファイルを再利用しない運用を作ります。
顧客の名寄せと利用範囲に注意する
公式の顧客管理説明では、注文情報から顧客リストを生成し、購入履歴や対応メモを確認できます。同一顧客の判定は名前・郵便番号・電話番号のうち二つの一致を条件として案内され、手動での名寄せも説明されています。公式：顧客管理機能。
自動でまとまった情報も、問い合わせへの回答前には対象注文と相手を照合します。同じ住所の別の人や、法人の共通電話などがあるため、名寄せの結果だけで本人確認を完了したと考えません。誤って統合した場合の修正方法と、誰が確認するかも決めます。
また、複数モールの注文を一覧で見られることと、別用途の広告や他店舗への誘導に使ってよいことは別です。個人情報の利用目的、配信への同意、各モールの規約を確認して利用します。受注処理に必要な担当者だけが顧客情報へアクセスできる状態を維持します。
料金は受注件数と周辺費用を確認する
2026年9月3日に確認した公式製品ページでは、Robot-inの月額料金は受注件数に応じた3,000〜15,000円（税抜）、501件以上は15,000円を上限とする案内です。最新金額・契約条件は申込み前に公式情報で確認してください。
比較時は、対象となる受注件数の数え方、契約する店舗の構成、モール側で必要な機能、ほかのRobotシリーズの利用料、初期設定・移行の作業を分けて確認します。本体料金が上限に達することと、運用全体の費用が一定になることは同じではありません。
一人で受注対応する店舗なら、画面切替や定型処理がどれだけ減るかを確認します。受注担当と倉庫担当が別の会社では、処理速度だけでなく、引渡しの責任範囲や未完了注文の見える化を評価します。複雑な自動出荷まで求める場合は、連携先を含めた構成を提供元へ確認します。
導入テストは例外注文まで含める
- 今回まとめる店舗と、変更しない既存業務を一覧にする。
- 取込開始の時点を決め、処理途中の注文の担当を残す。
- 通常注文で、取込・確認・メール・送り状・出荷後反映を確認する。
- 備考付き、欠品、変更、キャンセルなどの例外で停止・再開条件を確認する。
- エラー時の連絡先、履歴確認、重複処理を避ける復旧方法を残す。
実注文や顧客情報を使う検証は、権限と承認のある範囲で行います。導入効果は、変更前後の処理時間や確認漏れを同じ条件で比較して初めて判断できます。自動化機能があるだけで売上増加やミスの解消を断定しないことが大切です。
まとめ
Robot-inの検討では、受注を集める機能だけでなく、確認待ちの分類、メール、送り状、顧客情報、出荷後の反映までを一つの業務として整理します。商品管理や在庫連携との役割を分け、少数の注文で例外まで確認してから対象店舗を広げてください。
