EC商品のロット管理の始め方｜入荷・検品・販売・返品をつなぐ

記録のつながりを示すイメージ図です。実際の注文・在庫データではありません。

株式会社MO-LIB

商品の不具合が見つかったとき、「同じ時期に届いた商品はどれか」「すでに販売したものはあるか」をすぐに調べられるでしょうか。仕入れ先とのやり取りや検品記録だけでは、販売後の問い合わせまで追いにくいことがあります。

この記事では、EC事業者が自社で設計できる運用例として、一回の入荷を起点に検品・在庫・販売・返品の記録を同じロットでつなぐ方法を整理します。

ロット管理は、問題が起きた範囲を絞るための仕組み

ロットは、同じ条件で仕入れ・入荷した商品を追跡するためのまとまりです。分け方は商品と調達の仕方によって異なります。たとえば同じ商品でも、別の日に発注したもの、仕様が変更されたもの、別の倉庫に入ったものを一つのロットに混ぜると、後で原因を切り分けにくくなります。

最初は、発注単位と入荷単位を分けて管理するだけでも効果的です。「発注一件に対して入荷が二回」「一回の入荷に複数仕様が含まれる」といった場合を考え、必要なら子ロットを設けます。番号の付け方よりも、誰が見ても同じ範囲を指せることが大切です。

参考資料として、経済産業省の「製品安全に関する流通事業者向けガイド」の解説は、不具合やリコール時に対象製品を特定できるよう、入出荷記録、製造ロット番号、製品番号、販売記録などの識別情報を可能な範囲で把握・管理することを望ましい取組として挙げています。本記事の台帳構成はこの考え方をEC運営向けに整理した一例であり、すべての商品に同じ法的記録義務があるという意味ではありません。

発注から返品まで、同じ識別子を受け渡す

販売チャネル側でロット番号を直接記録できない場合でも、社内の出荷台帳で受注とロットを結べるか確認します。外部倉庫やモール配送を使う場合は、どこまでの追跡が可能かを契約サービスの記録画面と突き合わせてください。確認できない範囲を「追跡できる」と見なさないことが重要です。

管理表は四つの台帳に分けると扱いやすい

発注から返品までの記録を、一つの巨大な表へ詰め込む必要はありません。商品・仕様、発注・入荷、検品・在庫、販売・返品の四つに分け、同じ入荷分だと分かる番号で結ぶ方法があります。ここでいうIDは、その記録を取り違えないための識別番号です。

発注の番号、入荷したまとまりの番号、商品・仕様の番号、出荷・受注の番号を別の列にすると、それぞれの記録をたどれます。同じ商品が複数回入荷する場合、商品番号だけでは「どの入荷分を販売したか」を区別できません。入荷ロットの番号から、出荷した受注の記録までつながるかを確認しましょう。顧客情報は必要な担当者だけがアクセスできる場所に置き、公開用の手順書や記事へコピーしないようにします。

不具合が見つかったら、販売と在庫を同時に確認する

返品や問い合わせを受けたら、まず症状と対象商品を記録し、出荷記録からロットを確認します。同じロットの残在庫がある場合は、事実確認が終わるまで販売可否を判断できるように保留区分を設けます。ほかの販売先へ出た可能性、同時期の別ロットにも同じ仕様変更がないかも確認します。

この流れは、原因や責任を早く決めつけるためではありません。対象範囲を見誤らず、必要な確認・連絡を進めるためのものです。安全上の問題が疑われる場合は、商品区分に応じた法令・行政窓口・専門家への確認を優先してください。

商品によって確認すべき義務は変わる

表示、検査、記録、保存期間などの義務は商品分野や取引形態によって異なります。この管理表は自主的な運用例であり、法令上の一律の保存年数や適合性を示すものではありません。扱う商品の区分を確かめ、最新の公的資料と必要な手続きを別途確認してください。

まとめ：入荷後も切れない記録をつくる

発注・入荷・検品の記録があっても、販売・返品へつながらなければ、問題が起きたときの対象を絞れません。商品・仕様と入荷ロットを分け、在庫の移動と出荷先まで同じ識別子で追えるかを、まず一商品で試してみてください。運用できる項目に絞ってから、ほかの商品へ広げる方が定着しやすくなります。